Nota Bene Consulting
est spécialisé dans l’accompagnement des études notariales et
propose des conseils sur mesure adaptés à votre étude.
« Personne de confiance du notaire »
Solutions sur mesure pour votre étude
Il est essentiel d’entamer une discussion approfondie sur la vision, les valeurs et les objectifs afin d’établir les fondations d’une collaboration réussie. Une personne neutre et externe à l’étude peut s’avérer précieuse pour aborder des sujets sensibles et faciliter des conversations complexes.
Mieux vaut prévenir que guérir
L’expérience a démontré que les individus se développent à travers le processus à la fois court et intense d’échanges et de recherche d’un fondement solide pour leur association. Chacun prend conscience des avantages d’une coopération plutôt que d’une démarche isolée. S’associer implique un équilibre entre donner et recevoir, tout en tenant compte des différences de chacun et des défis potentiels.
Au cours de l’accompagnement que nous proposons, nous explorons avec les futurs associés à la fois les aspects stratégiques et pratiques qui favoriseront la collaboration. Tout cela est ensuite formalisé dans une charte, entièrement sur mesure, adaptée aux besoins spécifiques de chaque associé.
En ce qui concerne la création d’une ERM, l’accompagnement débutera toujours au niveau des notaires (dirigeants d’entreprises), une étape essentielle qui ne saurait être négligée. Vient ensuite l’intégration des équipes et des méthodes de travail.
L’organisation d’une nouvelle ERM représente un parcours de changement par excellence, englobant la fusion des cultures et l’adaptation des processus de travail. L’élaboration d’une structure organisationnelle claire est cruciale : formation d’équipes parfois dispersées sur plusieurs sites, établissement d’accords de collaboration, et fusion des modes de travail pour tirer le meilleur de chaque univers.
Cet accompagnement au moment crucial de votre carrière professionnelle en vaut absolument la peine.
Un modeste investissement qui génère d’importants retours par la suite !
Ce « trajet conscient » que nous vous proposons, avant la signature d’un contrat, permet non seulement de définir des accords pratiques entre les futurs associés, mais aussi de construire une base solide pour instaurer la confiance nécessaire face aux défis à venir. Ces défis, inévitables, entraîneront parfois des conversations difficiles que l’on préfère souvent éviter. En repoussant ces dialogues, le fossé se creuse, la communication se dégrade et la confiance s’érode, menant au conflit.
Pour éviter ce scénario, notre approche propose de créer, avec les futurs associés, un « protocole » sur mesure. Dès qu’un des associés ressentira le besoin d’aborder un sujet délicat ou conflictueux et que cela s’avère difficile à réaliser dans la pratique, il pourra se servir du « protocole » pour amener tous les associés, étape par étape, jusqu’à la tenue concrète de la réunion « délicate ».
Ainsi, pouvoir retomber sur un protocole rationnel et clair, facilite l’organisation des réunions « difficiles ». Se souvenant du fait qu’ils ont élaboré le protocole ensemble, au début de leur association, et dans l’optique de les soutenir, dès qu’il sera déclenché, les associés le suivront et ça faciliter la mise en place de la réunion difficile.
L’activation et le suivi de ce protocole jusqu’au bout seront une condition préalable avant de saisir le tribunal.
Il est primordial d’avoir une vue globale sur l’étude, tant des détails que de l’ensemble, afin de la diriger avec succès. Pour le notaire, pris dans le tumulte des dossiers, des clients, des collaborateurs, de l’administration, de la compta etc… c’est un défis énorme de prendre du recul et d’évaluer objectivement toutes les facettes de son étude.
Un audit par une personne externe et objective apportera une analyse neutre et approfondie de votre étude. La satisfaction du/des notaires et des collaborateurs, l’alignement avec la culture et les valeurs de l’étude, le style de leadership du/des notaires, les chiffres, les méthodes de travail et la fluidité de l’organisation et des systèmes seront soigneusement examinés et discutés.
Chiffres, culture et organisation : tout est interconnecté
Suite à cet audit, vous recevrez une synthèse claire mettant en lumière à la fois vos points forts et vos axes d’amélioration. Des recommandations sur mesure seront formulées, tenant compte des spécificités de votre étude, de ses membres et de ses objectifs. Bien que les changements puissent être difficiles, ils doivent demeurer réalisables ; chaque processus a ses limites.
De la notion de ‘produit’ à celle de ‘service’
La transition d’une approche axée sur le produit vers une approche centrée sur le service constitue un objectif clé. Bien que l’acte notarié, en soi, conserve une grande importance, la demande de services de qualité ne cesse d’augmenter, nécessitant un état d’esprit et une organisation adaptés au sein de l’étude.
Au final, il s’agit de questions fondamentales : Comment éviter l’épuisement professionnel ? Comment garantir une qualité de haut niveau avec votre équipe sans sacrifier votre bien-être ? Comment favoriser l’acquisition de connaissances et l’augmentation d’autonomie de vos collaborateurs ? Et comment utiliser au mieux les ressources disponibles en votre étude pour maximiser les résultats ?
Les notaires, qu’ils soient débutants ou expérimentés, ressentent de plus en plus le besoin d’innovations et de soutien pour mieux harmoniser « l’homme et l’organisation », dans le but de créer un environnement de travail épanouissant et durable pour chacun.
Rentabilité et productivité
Une structure financière saine offre la possibilité d’investir dans les talents et les ressources, tout en maintenant la rentabilité. Êtes-vous conscient du coût horaire d’un collaborateur ou d’un notaire ? Comment établir des tarifs pour des dossiers sans honoraires fixes ? Comprendre cela facilitera la prise de décision quant aux tâches à réaliser soi-même ou au contraire à déléguer.
Il est primordial d’éviter les malentendus, les incompréhensions ou simplement le fait de pas arriver à atteindre l’autre. Bien que souvent perçue comme un détail, la communication est la clé d’une relation fructueuse, tant avec les clients qu’avec les collaborateurs.
Une communication efficace n’a pas besoin d’être exhaustive, mais elle doit être claire et précise. Oser exprimer les choses telles qu’elles sont, sans craindre de perdre en popularité, est un défi que rencontrent fréquemment les jeunes notaires. Le succès réside dans le choix des canaux et des formes de communication appropriés, ainsi que dans l’utilisation des mots justes.
Un leader sensible utilise à la fois son cerveau et son cœur pour relever les défis actuels de son entreprise. Qui ne souhaiterait pas diriger, tout en renforçant l’engagement de son équipe ?
Combiner un leadership « cordial » (cor/cœur), empathique et intuitif, tout en gardant un œil sur les résultats et la prise de décision. Cela nécessite du courage, de la discipline, la capacité de prendre du temps pour réfléchir à l’équipe et… de la sensibilité.
La sensibilité peut s’acquérir. Le leadership sensitif repose sur certains principes et schémas de pensée, et ces caractéristiques peuvent être développées et utilisées par chacun pour devenir un meilleur leader.
Ce nouveau style de leadership favorise l’innovation, renforce l’engagement des employés, crée un environnement de travail inclusif, et améliore l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée (selon une étude McKinsey de 2021).
Chaque étude évolue avec le temps – il grandit ou se réduit, l’équipe se rajeunit, et on travaille de façon de plus en plus digitale. Maîtrisons-nous réellement ces évolutions? Et comment notre structure organisationnelle peut-elle s’adapter à cette nouvelle réalité ? Cela nécessite une vision globale, une stratégie claire et un leadership inspirant afin de suivre la bonne direction avec toute l’équipe.
Une fois qu’une direction est choisie par l’étude, il sera essentiel de perséver. Ce qui ne veut pas dire qu’il ne faudra pas régulièrement ajuster le cap en fonction de nouvelles perspectives, sans s’accrocher rigidement à des décisions antérieures. C’est un éxercice d’équilibre, souvent désigné sous le terme « LEAN », où efficacité et flexibilité vont de pair.
L’organisation d’une nouvelle ERM représente le parcours de “transformation” par excellence.
Celui-ci inclut non seulement la fusion des cultures, mais aussi la révision des processus de travail. Il sera donc crucial de définir une structure organisationnelle claire : constituer des équipes, parfois au-delà des sites, et établir des accords de collaboration. Fusionner les méthodes de travail en combinant le « meilleur de deux ou de mutiples mondes ».
Expertise. Efficacité. Confiance.
Fondée en mars 2023 par Sylviane Dragonetti, Nota Bene Consulting franchit une nouvelle étape après un an et demi d’activité. À partir du 1er octobre 2024, Bénédicte De Vuyst, médiatrice, coach et juriste notariale, a rejoint notre équipe pour apporter son expertise au notariat.
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