welkom

Nota Bene Consulting

is gespecialiseerd in de ondersteuning van notariskantoren
en biedt advies op maat van uw kantoor.

“Vertrouwenspersoon van de notaris”

DIENSTEN

Oplossingen op maat van uw kantoor

Associëren?! Met wie en hoe pak ik dat aan?

Het is cruciaal om een diepgaand gesprek te voeren over visie, waarden en doelen. Dit legt de basis voor een succesvolle samenwerking en helpt valkuilen te identificeren voordat de samenwerking echt van start gaat. Een externe derde partij kan hierbij van onschatbare waarde zijn; zij kan gevoelige onderwerpen aankaarten en complexe gesprekken begeleiden op een manier die onderling vaak moeilijker ligt.

Beter voorkomen dan genezen.

Ervaring leert ons dat mensen groeien tijdens het korte, maar krachtige proces van uitwisseling en gezamenlijk zoeken naar een stevig fundament voor de associatie. Elke partner wordt zich meer bewust van de voordelen van samenwerken in plaats van alleen verder te gaan. Associëren is een kwestie van geven en nemen, maar idealiter met begrip voor elkaars verschillen en inzicht in mogelijke valkuilen en uitdagingen.

Tijdens een associatiebegeleiding bespreken we nota bene alle strategische en praktische aspecten die de samenwerking vergemakkelijken en het succes bevorderen. De samenwerking wordt vervolgens vastgelegd in een op maat gemaakt charter, geheel afgestemd op de specifieke behoeften van de partners. Begeleiding op dit cruciale moment in uw professionele loopbaan is absoluut de moeite waard.

Een kleine investering … met een groot rendement achteraf!

Bewust contracteren betekent dat er, naast praktische afspraken tussen de partners, een solide basis wordt gelegd om toekomstige uitdagingen eveneens op een vertrouwensvolle manier aan te pakken.

Sowieso zullen er veranderingen optreden en/of zullen er momenten zijn binnen de associatie waarbij de partners “een moeilijk gesprek” zullen moeten houden.  Omdat men meestal geneigd is om dit moment uit te stellen of helemaal niet te laten plaatsvinden, waardoor de kloof dieper en dieper wordt, voorzien wij in het contract, en samen met de partners, de opmaak van een protocol dat hen  stap voor stap begeleidt op het moment dat één van beiden dit moeilijk gesprek, in de toekomst, zal wensen. Aangezien de partners dit “conflict-protocol” zélf hebben opgesteld, is het bewezen dat partners hier ook heel efficiënt en effectief op terugvallen bij het houden van moeilijke gesprekken naar aanleiding van veranderingen of conflicten.

Ook voor MSK’s begint de begeleiding altijd op het niveau van de bedrijfsleiders – een essentiële stap die niet overgeslagen mag worden. Daarna volgt het proces van integratie van de teams en werkwijzen, zoals beschreven in ‘Kantoororganisatie en efficiëntie’.

Om een kantoor succesvol te leiden, is een helikopterview essentieel: overzicht over zowel het geheel als de details. Als notaris, opgeslorpt door de hectiek van dossiers en cliënten, is het vaak moeilijk om objectief naar het eigen kantoor te kijken. Hier ligt de eerste meerwaarde van een objectieve audit: een grondige analyse van het kantoor. Daarbij worden cijfers, bedrijfscultuur, leiderschapsstijl, werkwijzen en systemen onder de loep genomen.

Cijfers – Cultuur – Organisatie: alles hangt samen

Op basis van deze audit ontvangt u een beknopte synthese waarin zowel de sterke als zwakke punten worden blootgelegd. Daarbij worden op maat gemaakte aanbevelingen gegeven die rekening houden met kantoorspecifieke elementen, persoonlijkheden en doelstellingen. Hoewel veranderingen uitdagend mogen zijn, moeten ze altijd haalbaar blijven; de rek is immers niet eindeloos.

Van product naar service

De transitie van productgerichtheid naar servicegerichtheid is een belangrijk speerpunt. Hoewel het product nog steeds van groot belang is, neemt de vraag naar service voortdurend toe. Dit vereist een mindset en organisatie die hierop zijn afgestemd.

Uiteindelijk draait het om enkele universele vragen: hoe vermijden we uitputting? Hoe kan ik met dit team meer kwaliteit garanderen zonder slapeloze nachten? Hoe kan mijn team groeien in kennis en autonomie? En hoe kunnen we middelen optimaal inzetten voor maximale resultaten?

Zowel jonge als ervaren notarissen hebben steeds meer behoefte aan nieuwe inzichten en ondersteuning om mens en organisatie beter op elkaar af te stemmen. Het doel? Een kantoor waar men graag, duurzaam en gezond werkt.

Rendabiliteit en productiviteit

Een gezonde financiële structuur biedt ruimte voor investeringen in mensen en middelen, terwijl de rendabiliteit gewaarborgd blijft. Maar hoe bepaalt u de tarieven voor dossiers waarvoor geen vast ereloon geldt? Bent u zich bewust van de waarde van een uur werk van een medewerker of een notaris? Met dat inzicht wordt het makkelijker om te bepalen welke taken u zelf uitvoert en welke u beter kunt delegeren.

Miscommunicatie, elkaar niet begrijpen of simpelweg niet bereiken – dat wil je absoluut vermijden. Hoewel het vaak als een detail wordt beschouwd, vormt communicatie de basis voor zowel tevreden cliënten als goed functionerende medewerkers.

Goede communicatie hoeft niet omvangrijk of langdradig te zijn, maar wel helder en to the point. Het gaat erom zaken durven benoemen, zonder angst om minder populair te zijn – iets wat jonge notarissen vaak als uitdaging ervaren. De sleutel tot succes ligt in het kiezen van de juiste communicatiekanalen en -vormen, afgestemd op het onderwerp, en het vinden van de juiste woorden.

Sensitief leiderschap is durven hoofd én hart in te zetten bij de uitdagingen waar kantoren vandaag mee te maken hebben. Een bedrijf leiden én het engagement van het team versterken.

Hartgedragen, empathisch en intuïtief leiderschap combineren met resultaatgerichtheid en daadkracht. Dit vraagt moed, discipline, tijd om te vertragen om naar de teamwerking te kijken en… sensitiviteit. 

Sensitiviteit is geen zwart-wit verhaal. Sensitief leiderschap bestaat uit principes en denkpatronen en deze kenmerken kunnen door iedereen ontwikkeld en ingezet worden om een betere leider te worden.  

Dit “nieuw” leiderschap leidt bij medewerkers tot een groter innovatief vermogen, een groter engagement ten aanzien van het kantoor, de ervaring van meer inclusiviteit op de werkplaats en een betere work-life balans (studie van Mc Kinsey in 2021). 

Elk kantoor evolueert met de tijd – het groeit of krimpt, het team verjongt, en de tools worden steeds digitaler. Maar beheersen we deze veranderingen wel volledig? En hoe kan onze organisatiestructuur meebewegen met deze nieuwe realiteit? Dit vraagt om overzicht, visie en inspirerend leiderschap om samen met het hele team de juiste koers te rijden.

Daarnaast is doorzettingsvermogen essentieel om consistent te focussen op de ingeslagen richting, zonder te verzwakken. Flexibiliteit is nodig om onderweg bij te sturen op basis van nieuwe inzichten, zonder star vast te houden aan eerder genomen beslissingen. Het is een evenwichtsoefening, vaak aangeduid als ‘LEAN’, waarbij efficiëntie en aanpassingsvermogen hand in hand gaan.

De organisatie van een nieuwe MSK is het veranderingstraject bij uitstek dat naast cultuurversmelting ook veranderende processen inhoudt. Hierbij is het uittekenen van een duidelijke organisatiestructuur belangrijk: teams samenstellen, soms over locaties heen, samenwerkingsafspraken maken. Versmelten van werkwijzen in de vorm van ‘the best of two worlds’.

Nota Bene Consulting Bollenboom
WIE ZIJN WIJ

Expertise. Efficiëntie. Vertrouwen

Nota Bene Consulting werd in maart ‘23 opgericht door Sylviane Dragonetti. Na slechts anderhalf jaar zet de onderneming een volgende stap door zijn diensten verder uit te breiden en te versterken. Vanaf 1 oktober ’24 zal Bénédicte De Vuyst, bemiddelaar en teamcoach, zich bij Nota Bene Consulting aansluiten om haar expertise aan het notariaat aan te bieden.

GETUIGENISSEN OVER nota bene consulting

De proef op de som

Contacteer ons

voor een vrijblijvende kennismaking
en gesprek over uw professionele vraag

Nota Bene Consulting bv
BE 0799.142.616
D. Germaan De Vosstraat 21,
9420 Erpe-Mere

info@notabeneconsulting.be

Erkend dienstverlener KMO-portefeuille voor Advies: DV.A247227